Almennt
Þarfaþingi er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Þarfaþing leggur áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf.
Í þessari persónuverndaryfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum Þarfaþing safnar um einstaklinga og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli Þarfaþing safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (hér eftir persónuverndarlög).

Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira. Í 2. og 3. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á persónuupplýsingum.
Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.
Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu. Í 4. tl. 1. mgr. 3. gr. persónuverndarlaga er að finna nánari skilgreiningu á vinnslu persónuupplýsinga.

Hvernig vinnur Þarfaþing persónuupplýsingar?
Hjá Þarfaþingi fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við persónuverndarlög. Þarfaþing gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar. Þarfaþing gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
1) Að persónuupplýsingum séu unnar með sanngjörnum hætti.
2) Að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi.
3) Að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er.
4) Að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur.
5) Að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á.
6) Að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum.

Sjálfvirk ákvarðanataka
Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.
Ekki fer fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga hjá okkur.

Um hverja safnar Þarfaþing upplýsingum?
Í starfsemi Þarfaþings er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem Þarfaþing hefur undir höndum geta verið um starfsmenn þess, eignarhald á fasteignum og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða upplýsingum safnar Þarfaþing?
Þarfaþing safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því um hvaða starfsemi er að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast Þarfaþing við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.
Í ákveðnum tilvikum þurfum við að safna viðkvæmum persónuupplýsingum, svo sem upplýsingum um heilsufar og aðild að stéttarfélagi starfsmanna. Sérstök aðgát er höfð við meðferð slíkra upplýsinga.
Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini, birgja, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:
• grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
• andlitsmynd
• stéttarfélagsaðild
• bankaupplýsingar
• skattaupplýsingar
upplýsingar:
– úr starfsumsókn
– úr ráðningarsamningi
– úr tímaskráningu
– um launagreiðslur
– um heilsufar
– úr tölvupóstssamskiptum
– um orlof
– um meðlagsgreiðslur

Tölvupóstasamskipti
Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.
Samningar
Í þeim tilgangi að gera samninga við landeigendur og aðra viðskiptavini og viðsemjendur, söfnum við grunnupplýsingum um þá.
Reikningagerð
Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta kröfur, söfnum við grunnupplýsingum um landeigendur og aðra viðskiptavini og viðsemjendur ásamt reikningsupphæð.
Viðskiptamannaskrá
Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini okkar (t.d. birgja og viðsemjendur) ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Tilgangur með söfnun persónuupplýsinga
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
• Geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn.
• Geta veitt ákveðna þjónustu.
• Gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.
• Gæta að lögmætum hagsmunum annarra.
• Uppfylla lagaskyldu.

Lagagrundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga
Þarfaþing safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
• Til að uppfylla lagaskyldu.
• Til að uppfylla samningsskyldu.
• Á grundvelli samþykkis einstaklinga.
• Við verkefni í þágu almannahagsmuna eða beitingu opinbers valds.
• Til að unnt sé að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfu.

Hve lengi geymir Þarfaþing persónuupplýsingar?
Þarfaþing geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er lengur þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum eyðir fyrirtækið þeim upplýsingum með öruggum hætti.

Frá hverjum safnar Þarfaþing persónuupplýsingum?
Þá safnar Þarfaþing að meginstefnu til persónuupplýsingum beint frá þeim einstaklingum sem um ræðir en styðst einnig við opinberar skrár og upplýsingar frá öðrum stjórnvöldum í vinnslu sinni. Þegar og ef upplýsingum er safnað frá öðrum þriðju aðilum reynir fyrirtæki eftir fremsta megni að upplýsa viðkomandi um það.

Hvenær miðlar Þarfaþing persónuupplýsingum til þriðjuaðila og af hverju?
Þarfaþing miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem eru ráðnir af fyrirtækinu til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitendur, sem sjá um að geyma gögn meðal annars og verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum fyrirtækisins um meðferð
persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.
Í öðrum tilvikum getur einnig verið nauðsynlegt fyrir fyrirtækið að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila, til dæmis þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum.

Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið
Þarfaþingi er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Þarfaþing gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Öryggi upplýsinganna
Þarfaþing leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna.
Auk þess stuðlar fyrirtækið að aukinni vitundarvakningu hjá starfsmönnum með reglulegri þjálfun og fræðslu um hvernig gæta skal að öryggi persónuupplýsinga.

Réttindi einstaklinga
Hafi einstaklingar veitt samþykki fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga eiga þeir rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 að afturkalla samþykki sitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá njóta þeir einnig annarra réttinda, svo sem réttar til að vera upplýstir um vinnslu, réttar til aðgangs að gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þá og réttar til að flytja eigin upplýsingar. Hafa skal í huga að réttindi einstaklinga eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Samskiptaupplýsingar Þarfaþings
Nafn: Þarfaþing hf.
Heimilisfang: Drangahraun 14
Netfang: tharfathing[hjá]tharfathing.is
Símanúmer: 568-0059

Persónuverndarfulltrúi
Hafi einstaklingar frekari spurningar um persónuverndaryfirlýsingu þessa geta þeir ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa Þarfaþings.
Nafn: Dattaca Labs Iceland ehf.
Heimilisfang: Kalkofnsvegur 2, 101 Reykjavík.
Netfang: dpo@dattacalabs.com.
Símanúmer: 517 3444

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd
Dragi einstaklingar í efa að Þarfaþing meðhöndli persónuupplýsingar þeirra í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hafa þeir rétt til að senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu
Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Þarfaþing vinnur með persónuupplýsingar. Verði breytingar gerðar á persónuverndaryfirlýsingu þessari verður tilkynnt um slíkt á heimasíðu fyrirtækisins: www.tharfathing.is
Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingu taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.